I det sidste års tid har flere af Kooperationens medlemmer oplevet, at der er blevet rettet henvendelse fra en offentlig udbyder – fx en kommune – idet der er blevet begæret aktindsigt i de indkomne tilbud.
En anmodning om aktindsigt kan komme fra såvel tilbudsgivere, der har deltaget i udbud, som fra udenforstående. Hvis der er tale om, at anmodningen kommer fra en anden tilbudsgiver, er baggrunden ofte den, at den pågældende ikke er blevet tildelt kontrakten og derfor ønsker at undersøge, om tildelingen er sket til den rette tilbudsgiver. Det kan også skyldes, at den pågældende tilbudsgiver fremadrettet ønsker at gøre egne tilbud bedre ved at sammenligne sit tilbud med andre tilbudsgivere.
Kravet om indsigt i et udbudsmateriale kan give store problemer for den enkelte tilbudsgiver, da en konkurrent således måske får indsigt i ens tilbud, og hvordan man eventuelt har prissat dette og hint. Med andre ord: Angsten for, at konkurrenterne via aktindsigt får indblik i tilbud og dermed muligheden for at kopiere ens udregning i andre udbud eller opgaver.
Det fremgår helt klart af udbudsloven, at en udbyder, medmindre det står i en anden lov, ikke må udlevere fortrolige oplysninger, som en tilbudsgiver har afgivet i forbindelse med et udbud.
Men, selvfølgelig er der en lov, der gælder i de tilfælde, hvor der er ønske om aktindsigt i en udbudssag, og det er offentlighedsloven.
Offentlighedsloven giver enhver ret til aktindsigt, og dermed kan alle få aktindsigt i det materiale og alle de dokumenter, der er knyttet til et udbud, hvor udbyder er omfattet af offentlighedsloven.
Men der er dog undtagelser for, hvad der ikke kan kræves aktindsigt i, og det gælder interne dokumenter, brevveksling med sagkyndige til brug for en retssag eller en overvejelse af, om en retssag skal føres, og endelig kan der som udgangspunkt ikke kræves aktindsigt vedrørende oplysninger i et tilbud om tekniske indretninger og drifts- eller forretningsforhold der er af væsentlig økonomisk betydning for virksomheden.
Hvis en offentlig udbyder anmoder en tilbudsgiver om aktindsigt, er det kommunen, der afgør, hvilke oplysninger i tilbuddet, der eventuelt skal undtages fra aktindsigt. Dog har tilbudsgiver, der anmodes om aktindsigt hos, altid mulighed for at konkretisere, hvilke oplysninger i hans tilbud der efter hans mening bør undtages for aktindsigt.
For så vidt angår aktindsigt i en tilbudsgivers priser, viser praksis fra Klagenævnet for Udbud, at udbyder ofte kan undtage delpriser i et tilbud fra aktindsigt. For så vidt angår aktindsigt i de såkaldte evalueringstekniske delpriser (det kan fx være de individuelle vægtninger af de tilbudte delpriser) er disse som udgangspunkt ikke undtaget for aktindsigt. Dog skal udbyder her være opmærksom på, at det kan have stor økonomisk skadevirkning for tilbudsgiver, hvis det gennem en evalueringsteknisk totalpris er let at gennemskue delpriser.
Sidst men ikke mindst, kan den tilbudsgiver, hvis tilbud der er givet aktindsigt i af udbyder på trods af ens indsigelser, klage til Ankestyrelsen, idet Klagenævnet for Udbud ikke har kompetence til at træffe afgørelse.
