Fra den 1. juli 2018 skal offentlige udbydere gennemføre alle dele af en udbudsproces ved anvendelse af elektroniske kommunikationsmidler. Det betyder, at det ikke længere vil være muligt at kommunikere og udveksle materiale via fx emails, som ellers hidtil har været et udbredt kommunikationsmiddel i udbudsprocesser.
De offentlige udbydere skal i stedet benytte et elektronisk udbudssystem til offentliggørelse af dokumenter og al kommunikation i øvrigt, det vil sige offentliggørelse af udbudsmaterialet, modtagelse af prækvalifikationsansøgninger og tilbud, herunder ESPD, samt spørgsmål og svar.
Der er endvidere opstillet en række krav til blandt andet tilgængelighed, funktionalitet og ligebehandling af tilbudsgiverne, som det elektroniske udbudssystem skal overholde:
- Systemet skal med rimelighed sikre, at dataintegriteten og fortroligheden af ansøgninger og tilbud beskyttes.
- Kun bemyndigede personer må kunne fastsætte eller ændre datoerne for åbning af ansøgninger og tilbud.
- Det nøjagtige tidspunkt og den nøjagtige dato for modtagelse af ansøgninger og tilbud skal kunne fastslås med sikkerhed.
- Kun bemyndigede personer må have adgang til at gøre sig bekendt med indholdet af ansøgninger og tilbud efter åbning af disse.
