Udbud bliver 100 % elektronisk

8. december 2016

Myndighederne har siden udbudslovens ikrafttrædelse skulle overholde en række krav om elektroniske sagsgange i udbudsproceduren.

Men fra den 1. januar 2018 bliver det et lovkrav, at udbudsprocedurer skal gennemføres fuldt ud elektronisk, og reglerne som helhed træder i kraft den 1. juli 2018. At hele udbudsprocessen på sigt skulle gennemføres fuldt ud elekronisk, har imidlertid været klart helt fra vedtagelsen af udbudsdirektivet i 2014.

Hvad vil gælde?
Hvis bekendtgørelsen bliver gældende efter sit indhold, skal udbydere pr. den 1. juli 2018 sikre, at al kommunikation i forbindelse med en udbudsprocedure sker ved anvendelse af elektroniske kommunikationsmidler.

Dette indebærer bl.a., at modtagelse af prækvalifikationsansøgninger og tilbud, herunder ESPD, skal ske elektronisk, og at al kommunikation i øvrigt, f.eks. spørgsmål/svar og meddelelser til ansøgere og tilbudsgivere om ordregivers afgørelser, ligeledes skal ske elekronisk.

Som det er tilfældet nu, skal der også efter reglernes ikrafttræden som udgangspunkt være fri, direkte og fuld elektronisk adgang til udbudsmaterialet, ligesom at alle bekendtgørelser skal udarbejdes i Kommissionens standardformularer og sendes elektronisk til EU’s publikationskontor.

Offentlige udbydere skal altså fremadrettet være indstillet på at skulle gennemføre hvert et skridt i udbudsproceduren elektronisk og sikre, at de tekniske midler, som anvendes, lever op til en række krav.

Dette betyder også, at offentlige udbydere skal sikre, at dataintegriteten og fortroligheden af ansøgninger og tilbud beskyttes, at kun bemyndigede personer kan fastsætte eller ændre datoerne for åbning af ansøgninger og tilbud, og at det nøjagtige tidspunkt for modtagelse af ansøgninger og tilbud kan fastslås med sikkerhed.

Derudover skal det sikres, at de elektroniske kommunikationsmidler, som anvendes, skal være almindeligt tilgængelige, være funktionelt kompatible med almindeligt anvendte elektroniske kommunikationsmidler, være ikkediskriminerende, og ikke begrænse de økonomiske aktørers adgang til udbudsproceduren.

Med andre ord: Offentlige udbydere skal fra den 1. juli 2018 anvende systemer, som ansøgere og tilbudsgivere umiddelbart kan tilgå, og som bl.a. indeholder den fornødne funktionalitet til at kontrollere og logge adgangen til ansøgninger og tilbud, og som kan understøtte, at ansøgninger og tilbud ikke kan åbnes før fristens udløb.